Luk

Persondatapolitik 

For behandling af gæste- og leverandøroplysninger for Frank Gruppens

Dataansvarlig

Frank Gruppen er dataansvarlig. 
Kontaktoplysninger: 
Klosterstræde 9, 1157 København K. 
Tlf. 33 32 32 34 
E-mail: mail@restaurantfrank.dk 

Frank Gruppen består af følgende selskaber: 
Frank ApS 
Polly ApS 
Grimal ApS  
Cleo.ApS 

Herunder vil samtlige selskaber blive betegnet samlet som Frank Gruppens. 

Frank Gruppen håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning. Frank Gruppen indgår aftale med gæster og leverandører om levering – køb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter. 

Når en gæst, bestiller og køber én eller flere af Frank Gruppens serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Frank Gruppen, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Frank Gruppen. Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Frank Gruppen afgiver til Frank Gruppen i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Frank Gruppen. 

Frank Gruppens indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Frank Gruppen på følgende vis: 

  • Når en gæst – eller en repræsentant for denne – laver en bordreservation, indhenter tilbud på et selskab, event eller anden ydelse, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Frank Gruppen. 
  • Gennem browser-cookies på vores hjemmesider. 
  • Ved køb af gavekort via Frank Gruppens hjemmeside. 
  • Fra sociale medier. 
  • Når leverandører indgår aftaler med Frank Gruppen eller afgiver tilbud til Frank Gruppen.  

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.  

Oplysninger som Frank Gruppen indsamler


Frank Gruppen indsamler følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikkepersonfølsomme oplysninger. 
  • Betalingskortoplysninger – ved køb af gavekort samt billetter til arrangementer og events. 
  • Demografiske oplysninger.  
  • Købshistorik 
  • Oplysninger fra kundeundersøgelser og gæstefeedbacks., 
  • Oplysninger fra eventuelle afholdte konkurrencer 
  • Oplysninger fra Frank Gruppens sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Frank Gruppen. 
  • Browserinformationer.  
  • Oplysninger om gæstens virksomhed og relevante kontaktpersoner. 
  • Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts. 

En gæst/leverandør kan frivilligt og efter eget valg give Frank Gruppen yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Frank Gruppens servicering af gæsten/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn. 

Dette kan f.eks. være oplysninger om: 

  • Handicap 
  • Allergi  
  • Særlige fødevarepræferencer  
  • Andre helbreds- eller medicinoplysninger  

Hvis en gæst/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Frank Gruppen dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende. 

Udover de oplysninger som Frank Gruppen modtager direkte fra gæster/leverandører, vil Frank Gruppen i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Frank Gruppen har modtaget af tredjeparter, fx en formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat. Hvor dette er tilfældet, er den pågældende tredjepart forpligtet til at informere de pågældende gæster/leverandører om Frank Gruppen vilkår og betingelser, samt Frank Gruppen persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger. 

Ved reservationer og bestillinger af serviceydelser og produkter gemmer Frank Gruppen de oplysninger, som gæsten/leverandøren har givet, i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne slettes. 

Betaling med betalingskort

Frank Gruppen anvender DIBS www.dibs.dk (Nets) til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort i vores restauranter. Frank Gruppen benytter QuickPay til håndtering af online køb på vores webshop, og vi opbevarer ikke selv informationer om betalingsmidler herunder f.eks. kortnumre på betalingskort, bankkontonumre eller lignende. DIBS samt QuickPay og Frank Gruppen er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk). 

Ved bestillinger og reservationer gemmer Frank Gruppen de oplysninger, som gæsten/leverandøren har givet, i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne slettes. Undtaget fra dette er informationer om betalings- og kreditkort, som slettes efter indeværende år + 5 år. 

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/leverandør fx henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen/betalingen. 

Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Frank Gruppen indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en bordreservation til en af Frank Gruppen restauranter eller køb/salg af produkter eller ydelser. Det er den enkelte aftales indhold og karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Frank Gruppen indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen. Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

  • Behandling af gæsters reservation og køb af Frank Gruppens serviceydelser.
  • Behandling af leverandørers tilbud om, samt salg af produkter og ydelser.
  • Kontakt til gæsten før, under og efter dennes besøg.
  • Opfyldelse af gæstens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
  • Forbedring og udvikling af Frank Gruppens serviceydelser.
  • Tilpasning af Frank Gruppens markedsføring og øvrige kommunikation.
  • Analyse af gæster/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse.
  • Administration af gæsters/leverandørers relation til Frank Gruppen.

Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen

Frank Gruppen vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Frank Gruppen som en gæst eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med afholdelse at et selskab, et event, mødeafvikling eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Hvis en gæst i forbindelse med besøg hos Frank Gruppen oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Frank Gruppen alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til dette.

I nogle situationer modtager Frank Gruppen personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/leverandører om Frank Gruppens vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen har de registrerede (gæster/leverandører) følgende rettigheder:

  • En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Frank Gruppen behandler om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, Frank Gruppen har om den registrerede.
  • En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysninger, som Frank Gruppen har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Frank Gruppen ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Frank Gruppen ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede. Hvis nogle af de oplysninger, som Frank Gruppen har om den registrerede, er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Frank Gruppen.

Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelse af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Den registrerede kan til enhver tid skriftligt bede Frank Gruppen om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Frank Gruppen er i besiddelse af. En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte Frank Gruppen, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Frank Gruppen. Skriftlig anmodning sendes til Frank Gruppen, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1. Frank Gruppen vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Frank Gruppen vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Frank Gruppen vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt Som muligt. Den registrerede vil til enhver tid modtage svar på anmodningen indenfor 1 måned efter modtagelsen.

Frank Gruppen tager forbehold for at kunne afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse, som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger, som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger eller i andre situationer, hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

Sikkerhed og deling af personoplysninger

Frank Gruppen beskytter den registreredes personoplysninger og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer ansat hos Frank Gruppen, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registrerede personoplysninger, har adgang hertil. Frank Gruppen kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registrerede personoplysninger.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der er en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, vil Frank Gruppen underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt. Frank Gruppen sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

Frank Gruppen benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc. Frank Gruppen indgår løbende databehandleraftaler med alle leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt, angår de registreredes personoplysninger.

Frank Gruppen deler de registreredes personoplysninger internt i koncernen blandt Frank Gruppen restauranter. Formålet er at kunne give gæsten den bedste betjening og service, uanset hvilken afdeling i Frank Gruppen gæsten benytter sig af.

Frank Gruppen sletter dine personoplysninger, når Frank Gruppen lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Som hovedregel gemmes finansielle data i 5 år og øvrige data i 2 år fra sidste besøg.